Korzystanie z telematyki w transporcie ma wiele zalet. Przede wszystkim dzięki niej obniża się koszty działalności, zmniejszając liczbę zbędnych kursów, lepiej planując trasy przejazdu oraz dbając o bezpieczeństwo i ekonomiczny styl jazdy kierowców. Telematyka przynosi korzyści w każdej firmie transportowej bez względu na jej wielkość. Na co wrócić uwagę, gdy wybiera się systemy telematyczne do firmy? Jak wygląda kwestia ochrony danych osobowych?
Systemy telematyczne a zgoda kierowcy na ich stosowanie
Dane o miejscu pobytu, wizerunek kierowcy i inne informacje pozyskiwane za pomocą systemów telematycznych są danymi osobowymi, do których ochrony zobowiązany jest pracodawca. Artykuł 23 ust. 1 pkt 1 Ustawy o ochronie danych osobowych mówi jasno, że przetwarzanie danych osobowych jest dozwolone, gdy:
osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych,
a pkt 5 tego samego artykułu dodaje, że dane osobowe mogą być pozyskiwane i przetwarzane, gdy:
jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.
Instalacja systemu telematycznego w pojeździe może odbyć się bez zgody kierowcy, lecz dane pozyskiwane w ten sposób mogą być wykorzystywane wyłącznie wewnątrz firmy, na przykład do optymalizowania kosztów przejazdu. Dane dotyczące zużycia paliwa, czasu pracy kierowców, załadunków na trasie i postojów mogą być wykorzystywane w celach szkoleniowych i statystycznych. Upublicznianie danych osobowych pozyskiwanych za pomocą telematyki jest natomiast zabronione, jeżeli kierowca nie wyrazi na to zgody, dlatego nagrania z wnętrza kabiny samochodu, przedstawiające wizerunek i głos kierowcy, nie mogą być wykorzystywane w celach szkoleniowych, statystycznych, w sądzie, ani w żadnej innej sytuacji, jeżeli kierowca nie wyraża na to zgody. Z tego względu ważne jest wybieranie sprawdzonych usługodawców rozwiązań telematycznych. Warto dopytać, co dzieje się z danymi osobowymi kierowców po ich zarejestrowaniu – w jaki sposób są przechowywane dane, kto i w jaki sposób uzyskuje do nich dostęp, a także, jakie certyfikaty zostały przyznane poszczególnym usługodawcom. Platforma WEBFLEET otrzymała certyfikat ISO 27001 potwierdzający najwyższą jakość, jeśli chodzi o ochronę danych osobowych. Logowanie do systemu WEBFLEET zostało dodatkowo zabezpieczone przez certyfikat SSL, który gwarantuje poufność transmitowanych danych poprzez szyfrowanie informacji.
Systemy telematyczne a RODO
Sposób wykorzystywania danych z systemów telematycznych w firmach transportowych jest regulowany również przez RODO, czyli Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych. Rozporządzenie przyjęto w 2016 roku, lecz w życie weszło 25 maja 2018, po upływie dwuletniego okresu przejściowego. Regulacje mają wpływ na sposób korzystania z telematyki w firmach transportowych, gdyż zobowiązują pracodawcę do informowania kierowców o okresie przetwarzania ich danych osobowych. Ponadto pracodawca jest zobowiązany do podania danych kontaktowych do Inspektora Ochrony Danych.
Pracodawca, który chce wdrożyć w firmie systemy telematyczne, musi sprawdzić, czy usługodawca przestrzega standardów ochrony danych osobowych. Jeżeli dojdzie do wycieku danych z powodu wyboru nieodpowiedniego dostawcy systemów, na pracodawcę może zostać nałożona dotkliwa kara finansowa.
Bezpieczny system telematyczny i zgoda kierowcy
Podsumowując, ochrona danych osobowych kierowców jest obowiązkiem pracodawcy, lecz systemy telematyczne mogą być wykorzystywane w pojazdach, nawet gdy pracownicy o tym nie wiedzą – jest to możliwe, gdy używa się ich wyłącznie do lepszego planowania tras przejazdu itp. Zaleca się jednak, by poinformować kierowców o stosowaniu telematyki w pojazdach i pozyskać od nich pisemne zgody na utrwalanie, przetwarzanie i wykorzystywanie w celach służbowych wszelkich danych pozyskiwanych za jej pomocą. Dodatkowo powinno się poinformować pracowników o zabezpieczeniach stosowanych w celu ochrony przed wyciekiem danych osobowych, w tym o certyfikatach posiadanych przez wybranego usługodawcę rozwiązań telematycznych. W ten sposób można uniknąć potencjalnych konfliktów dotyczących wykorzystania danych osobowych.
Źródło: Tachograf cyfrowy
0 Komentarzy