Archiwizowanie dokumentów to jeden z obowiązków należących do przedsiębiorców. Archiwizacja jest procesem zbierania, zabezpieczania oraz klasyfikowania dokumentów mającym na celu przechowywanie ich przez pewien czas (wskazany m.in. w rozporządzeniu o ochronie danych osobowych i innych aktualnie obowiązujących aktach prawnych).
Przedsiębiorcy mają obowiązek archiwizować dokumenty ZUS, dokumenty pracownicze, dokumenty zawierające dane osobowe pracowników oraz klientów oraz dokumenty podatkowe. Umiejętna i zgodna z normą archiwizacja dokumentów ma na celu zapewnić swobodny dostęp do dokumentów na przykład w momencie kontroli. Ważne jest więc, by utrzymywać porządek w dokumentach nie tylko dla wygody, ale także dla uchronienia się przed karami wynikającymi z niedopilnowania tego obowiązku.
Archiwizacja dokumentów a ich niszczenie
W dokładnym oraz skutecznym procesie archiwizacji niezbędne jest także cykliczne, bezpieczne ich niszczenie. Niszczenie jest jednym z elementów archiwizacji, ponieważ niektóre dokumenty są obciążone obowiązkiem ich odpowiedniej utylizacji tudzież zniszczenia po upływie określonego czasu. Takie dokumenty to na przykład faktury oraz dokumenty finansowe, które musimy zniszczyć po upływie pięciu lat; lub dokumenty zawierające dane osobowe należące do naszych pracowników – mimo, że okres legalnego przetwarzania i posiadania tych dokumentów jest dużo dłuższy (wynosi cały okres zatrudnienia oraz aż 50 lat później).
Ważne jest, by dokumenty były gromadzone we właściwy sposób. Z pomocą przychodzą nam obecne na rynku pojemniki oraz szafki na dokumenty posiadające dodatkowe zabezpieczenia. Dla dokumentów RODO istnieją specjalne, dedykowane kontenery, które uniemożliwiają odczytanie danych po umieszczeniu w pojemniku oraz fizycznie chronią przed wyciekiem informacji.
Klasyfikacja dokumentów
Archiwizacja dokumentów jest bardzo ściśle związana z ich odpowiednią klasyfikacją. Dokumenty możemy dzielić ze względu na ich typ – tutaj wyróżnia się najczęściej dokumenty w formie tradycyjnej – papierowej, oraz akta przechowywane na różnego rodzaju nośnikach cyfrowych, takich jak dyski twarde, płyty, dyskietki, pendrive’y, karty pamięci i tak dalej.
Podstawowa klasyfikacja dokumentów jest oznaczona literami alfabetu oraz cyframi:
- A – tak oznacza się archiwalne materiały oraz te dokumenty, które posiadają wartość historyczną lub zabytkową. Posiadacz tego typu akt ma obowiązek przechowywać je dożywotnio
- B – dokumentacja niearchiwalna
- Bc – to oznaczenie wskazuje dokumenty powtarzalne, które możemy zniszczyć zaraz po użyciu (np. za pomocą niszczarki biurowej lub przekazując je profesjonalnym firmom zajmującym się niszczeniem dokumentów)
- B+cyfra – dokumentacja, którą należy przechowywać przez czas wyrażony przez cyfrę w latach. Dokumenty oznaczone symbolem B5 możemy przechowywać przez 5 lat i analogicznie
- BE+cyfra – tym symbolem wskazuje się te akta, które po upływie czasu wyrażonego przez cyfrę (również w latach) należy przekazać do państwowego archiwum do analizy. Archiwum państwowe na podstawie treści oraz wartości akt oceni, czy możemy dalej je przechowywać
Co możemy zrobić by archiwizować dokumenty zgodnie z prawem?
Warto jest przekazać kwestię niszczenia dokumentów profesjonalistom obeznanym we wszelkich procedurach dotyczących poprawnej archiwizacji oraz utylizacji akt. Wystarczy zadzwonić, a wykwalifikowani pracownicy takich firm przyjadą po odbiór dokumentów i bezpiecznie przewiozą je w miejsce niszczenia.
Decydując się na outsourcing usługi niszczenia dokumentów w firmie zdecydowanie dobrą decyzją jest wybór takiej firmy, której działania są dla nas w pełni jawne. Najlepsze na rynku firmy niszczące dokumenty udostępniają nagrania z procesu niszczenia – dzięki temu mamy wgląd w cały proces oraz absolutną pewność, że akta naszej firmy zostały zutylizowane w sposób uniemożliwiający ponowne z nich skorzystanie. Wiele tego typu przedsiębiorstw po wykonaniu usługi wydaje oświadczenia potwierdzające prawidłowe, zgodne z RODO oraz innymi aktami prawnymi zniszczenie dokumentów. Wszystko po to, by klient mógł być spokojny o zgodność procesów z prawem oraz o bezpieczeństwo własne, oraz swoich klientów i pracowników.
Źródło: Essi – niszczenie dokumentów
0 Komentarzy