Wejście w życie RODO stawia organizacje przed wieloma pytaniami co do poprawności wdrożenia procesów związanych z przetwarzaniem i ochroną danych osobowych. Jedno z nich dotyczy kwestii związanych z wdrożeniem dokumentacji RODO. Czy jest ona potrzebna w firmie?
Dokumentacja RODO w firmie
Wejście w życie ogólnego rozporządzenia o ochronie danych wprowadza istotne zmiany w dotychczas obowiązujących przepisach prawa. Ma na celu precyzyjną regulację kwestii związanych ze swobodą przepływu informacji stanowiących dane osobowe oraz ich ochroną, a co za tym idzie, nakłada nowe uprawnienia oraz obowiązki na administratorów danych. W związku z tym, wielu przedsiębiorców poddaje analizie prawidłowość wdrożenia dokumentacji RODO w swoich organizacjach. Co istotne, nowe rozporządzenie (w przeciwieństwie do poprzednio obowiązujących przepisów prawa) nie precyzuje w żaden sposób wytycznych co do sposobu, w jaki należy prowadzić dokumentację związaną z przetwarzaniem danych osobowych oraz tego, co powinna owa dokumentacja zawierać.
Dokumentacja RODO jest nie tylko potrzebna, ale – z uwagi na tzw. zasadę rozliczalności – wręcz niezbędna w każdej organizacji, bez względu na jej wielkość czy specyfikę działania. Jak wcześniej wspomniano, nowe rozporządzenie nie precyzuje treści oraz rodzaju tego typu dokumentów. Nie oznacza to jednak, że można je pominąć w danej organizacji. Brak określonych wymagań formalnych staje się zaletą, gdyż pozwala na dużą swobodę administratorom danych w zakresie prowadzenia dokumentacji związanej z przetwarzaniem i ochroną pozyskiwanych informacji o osobach np. klientach.
Przy wdrażaniu tego typu dokumentacji do organizacji istotne staje się jej odpowiednie dopasowanie do wielkości czy rodzaju prowadzonej działalności. To właśnie jakość i wartość dokumentacji będzie miała dla firmy największe znaczenie. Odpowiednie sformalizowanie procesów oraz szczegółowych wytycznych co do postępowania w określonych sytuacjach decyduje o najwyższej efektywności pracy, a co za tym idzie, sukcesie przedsiębiorstwa.
Korzyści płynące z wdrożenia dokumentacji RODO w firmie
Wdrożenie dokumentacji RODO decyduje przede wszystkim o posiadaniu określonych i przejrzystych wytycznych odnośnie postępowania w obrębie procesów związanych z przetwarzaniem danych osobowych. Wiąże się to bezsprzecznie ze znacznym wzrostem poziomu bezpieczeństwa informacji w firmie. Wpływa także na wzrost poziomu zabezpieczeń co do przetwarzanych danych osobowych.
Co więcej, obowiązkiem każdego administratora danych jest nie tylko przestrzeganie przepisów wynikających z rozporządzenia, ale także potwierdzenie zgodności przetwarzania danych. Wynika to przede wszystkim ze wspomnianej wcześniej zasady rozliczalności zawartej w art. 5 ust. 2 RODO. To właśnie prowadzenie odpowiedniej dokumentacji m.in. może pozwolić na wykazanie zgodności przetwarzania danych z rozporządzeniem.
Opracowanie dokumentacji RODO w firmie
Stworzenie efektywnej dokumentacji RODO wymaga wielopłaszczyznowej i szczegółowej analizy potencjalnego ryzyka, a następnie opracowania i wdrożenia systemu bezpieczeństwa. Co więcej, zarówno system, jak i dokumentacja wymaga bieżącego procesu zarządzania, aktualizacji oraz stałego udoskonalania. Stworzenie ogólnej (uniwersalnej) dokumentacji RODO bez szczegółowego poznania procesów zachodzących w danej firmie jest niemożliwe, gdyż nie będzie ona adekwatna dla każdego przedsiębiorstwa.
Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych nie określa dokładnych nazw dokumentów jakie powinna posiadać firma. Wskazuje jednak na pewne odstępstwa, gdzie Urząd Ochrony Danych Osobowych zaznacza, że mogą być to m.in.: rejestry czynności przetwarzania oraz zakres rejestrów kategorii czynności przetwarzania (art. 30 RODO), wytyczne odnośnie klasyfikacji naruszeń oraz procedury zgłaszania naruszeń co do ochrony danych do UODO (art. 33 RODO), procedury prowadzenia wewnętrznej dokumentacji będących rejestrami naruszeń ochrony danych czy też raporty z wykonanej analizy ryzyka. Dodatkowo w dokumentacji RODO zaleca się, by znalazły się w niej procedury szkoleń, procedury nadawania uprawnień i upoważnień, sprecyzowana polityka ochrony danych czy zasady retencji danych.
Niezwykle ważne jest, by firma wdrażając dokumentację RODO miała na uwadze treść oraz przedmiot wspomnianych wyżej dokumentów. Ich nazwy oraz struktury są mało istotne. Z kolei najbardziej efektywną dokumentację uzyskamy przeprowadzając analizę ryzyka organizacji, gdyż każda firma posiada inne zagrożenia w zakresie bezpieczeństwa danych osobowych.
0 Komentarzy