Obowiązki działu kadr i płac przedsiębiorstwa wobec ZUS nie kończą się na naliczaniu i odprowadzaniu składek od wynagrodzeń pracowników. Rzetelne prowadzenie dokumentacji wymaga znacznych nakładów pracy. Warto mieć świadomość odpowiedzialności za właściwe prowadzenie spraw pracowniczych – pozwoli to uniknąć dotkliwych konsekwencji.
Zgłoszenia pracowników i ich rodzin do ZUS
Naliczanie i odprowadzanie składek jest uzależnione od rodzaju podpisanej umowy oraz uprawnień każdego z pracowników. Umowy, od których pracodawca ma obowiązek odprowadzać należności do ZUS, to umowa o pracę (popularny etat) i umowa zlecenie. Wiążą się one z obowiązkowym zgłoszeniem w ZUS oraz opłaceniem składek ubezpieczeń: zdrowotnego i społecznych, na Fundusz Pracy i dodatkowo ubezpieczenia chorobowego, które dla zleceniobiorców jest dobrowolne. Kadry muszą dotrzymać siedmiodniowego terminu zgłoszenia od momentu powstania obowiązku ubezpieczeniowego.
Zgłoszenia dokonuje się odpowiednio na drukach:
- ZUS ZUA dla umów o pracę oraz zleceń, od których nalicza się wszystkie składki (składka chorobowa jest nieobligatoryjna),
- ZUS ZZA dla zleceń podpisanych z pracownikami posiadającymi tytuł do ubezpieczenia w innej firmie, gdzie osiągają dochód przekraczający najniższą pensję krajową,
- ZUS ZCZA dla członków rodziny pracownika zamieszkałych pod jednym adresem z ubezpieczonym (w przypadku braku innego tytułu do ubezpieczenia),
- ZUS ZCNA dla członków rodziny pracownika zamieszkałych pod innym adresem niż ubezpieczony (w przypadku braku innego tytułu do ubezpieczenia).
Modyfikacja danych w ZUS
W przypadku zmiany danych ubezpieczonego lub członków jego rodziny dział kadr i płac zobowiązany jest powiadomić ZUS za pośrednictwem odpowiedniego formularza w ciągu 7 dniu od momentu powstania zmiany:
- ZUS ZIUA dla danych identyfikacyjnych (nazwisko, imię, PESEL, numer dokumentu tożsamości),
- ZUS ZUA lub ZUS ZZA dla pozostałych danych np. adresu,
- W przypadku modyfikacji lub korekty kodu tytułu do ubezpieczenia należy wyrejestrować ubezpieczonego przez formularz ZUS ZWUA, a następnie ponownie zarejestrować na prawidłowym druku.
Naliczanie i odprowadzanie składek
Dział kadr i płac zobowiązany jest do naliczania składek i rozliczania ich na deklaracji ZUS DRA. Jeżeli przedsiębiorstwo zatrudnia pracowników zgłoszonych poza tym drukiem, to należy przygotować także comiesięczne raporty na odpowiednich drukach:
- ZUS RSA, gdy została przerwana ciągłość uiszczania składek lub w danym miesiącu pracownikowi wypłacono świadczenia,
- ZUS RCA, gdy zgłoszono poza ZUS DRA pracowników do ubezpieczeń: zdrowotnego i społecznych,
- ZUS RZA, gdy zgłoszono poza ZUS DRA pracowników wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego.
Wyrejestrowanie pracownika z ZUS
Kolejnym obowiązkiem działu kadr i płac przedsiębiorstwa jest wyrejestrowanie pracowników, z którymi umowa zostaje rozwiązana lub wygasa, i w związku z tym ustaje tytuł do ubezpieczenia. Tutaj także obowiązuje termin 7 dni od momentu zakończenia umowy. Formularzem, na którym należy zgłosić te zmiany, jest ZUS ZWUA. Trzeba także pamiętać o wyrejestrowaniu zgłoszonych członków rodziny byłego już pracownika, co odbywa się przez złożenie formularza ZUS ZCNA.
Korespondencja, korekty, sprawy bieżące
W kompetencjach działu kadr i płac związanych z ZUS trzeba także wymienić bieżącą obsługę korespondencji z urzędem oraz kwestię zwolnień lekarskich pracowników. Wśród obowiązków kadrowej lub działu jest odpowiednia modyfikacja kwot wynagrodzenia na podstawie udostępnionego przez ZUS e-ZLA. W przypadku wystąpienia błędów konieczne może się okazać składanie korekt lub wyjaśnień.
Rozwiązaniem zapewniającym odpowiednie prowadzenie relacji pomiędzy przedsiębiorstwem a ZUS jest outsourcing księgowo-kadrowych, czyli podpisanie umowy z dobrym biurem rachunkowym. Na podstawie pełnomocnictw biuro takie może przejąć obowiązki prowadzenia dokumentacji i obsługi zgłoszeń do ubezpieczenia oraz reprezentowania płatnika składek przed ZUS. Z dużym prawdopodobieństwem rozwiązanie takie będzie bardziej ekonomiczne niż utrzymywanie w przedsiębiorstwie działu kadrowo-płacowego i odciąży firmę.
0 Komentarzy